总结一般由标题、正文和落款三部分组成。总结的标题与落款部分和计划相近，正文部分则有所不同。
1.标题
总结的标题有多种格式。一种是完整式，包括单位名称、时间、内容和文种四要素构成，如《××商场20××年第一季度销售工作总结》。一种是省略式，往往省略单位名称或时间，或两者都省略，如《20××年安保工作总结》、《乡镇工作总结》、《信访工作总结》。一种是新闻标题式，即直接概括总结的内容作为标题，如《节能减排，走可持续发展之路》;也可以采用正副标题的形式，如《万紫千红总是春——××小学20××年教学改革工作总结》。
2.正文
总结的正文一般包括引言、主体和结尾三个部分。
(1)引言部分。一般简要概述工作总结的内容，以引入正题。主要是概述工作的总体情况及相关评价，使读者对工作内容能有一个全面的了解，包括工作的主体、工作的类型和性质、工作的背景、工作的主要目与依据、工作的总体评价等内容。
(2)主体部分。该部分是总结的核心，要求具体而全面。其内容主要包括工作的具体情况、成绩与经验(或主要做法)、问题与教训三个方面的内容。
具体情况部分一般要写明在何种背景条件下，采用了什么方法，开展了哪些工作;工作的主要任务有哪些，是如何一步步开展的;工作开展的过程中出现了什么问题，是如何解决的等内容。这一部分以概述为主，不宜展开，要写得简明扼要。
“成绩与经验”部分，要从工作实际出发，本着实事求是的精神来写。总结成绩要以事实为依据，最好能有具体的实例和相关数据做支撑，有多少成绩就说多少，不能夸大其词，或模糊笼统、大而无当。经验指的是工作过程中产生的新的认识、好的做法，总结经验重在“自我”，应从自身工作实际出发，务实而不刻板，要透过现象看本质，尽可能地挖深、挖透，使感性的认识上升到理性的层面，归纳出有规律性的东西;要“顺其自然”，不能生搬硬套他人的所谓规律，更不应硬性追求总结出所谓的规律。
“问题与教训”部分，要认真写明工作过程中出现的各类失误和存在的主要问题，要深入分析失误和问题产生的原因，为下一阶段的工作提供借鉴，明确方向，少走弯路;不能自掩家丑，含混过关。
根据具体需要，总结主体部分三方面的内容可以有所侧重，有所省略。如有的总结引言部分已对工作的基本情况做出了说明，其主体部分就可以略去“具体情况”这部分内容，直接写工作的成绩与经验;一般性的总结因多侧重于说明成绩和经验，“问题与教训”方面的内容就可以一带而过，或略而不写。
(3)结尾部分。主要是针对工作中存在的问题提出解决方案或改进思路，也可以提出下一阶段工作的初步设想。此部分视具体情况可以不写。
3.落款
落款在正文的右下方，一般包括单位名称和时间。如果标题中已经有了单位名称，落款部分只需要写明时间即可。
需要注意的是，总结与计划是关系紧密的两类常用事务性文书，经常是“相伴而生”，相辅相成的。计划制订在工作开展之前，是对将要开展的工作、任务进行的总体性规划和安排。制定计划要充分考虑工作开展的有利条件、不利因素和不确定情况，需明确“做什么”、“为什么做”、“怎么做”和“何时做”等问题。总结写在工作完成之后或工作完成的过程中，以计划为依据，是对业已完成的工作和任务进行分析、评价，需明确“做了什么”、“做得怎样”、“有何经验”、“有何问题”等。计划有延续性，其制订需要建立在前一阶段工作总结的基础之上，有时需要对前一阶段工作进行简要的回顾;总结也不单单限于对已完成工作、任务的分析和评价，其所归纳出的规律性认识可用以指导今后的工作开展，故有时会在结尾部分对下一阶段的工作做出初步的计划和安排。