一、总结的涵义和特点
总结，这里主要指的是工作总结，是对过去某一阶段工作或已完成的任务进行回顾、分析、评价，归纳经验、教训，找出工作规律，为日后工作提供指导借鉴的一种事务性文书。
总结是工作开展的重要环节之一，撰写总结，可以帮助人们全面了解工作的总体状况，认识成败得失，明确工作方向，提高工作效率。
总结的特点与其撰写主体、文体内涵和作用等密切相关，主要表现在自我性、回顾性、理论性和独特性四个方面。
1.自我性
总结的撰写主体一般是本单位或本部门，其行文往往采用第一人称的形式，具有鲜明的自我特点。总结主要是对本单位或部门某一阶段工作的回顾、分析与评价，不论是留存本部门备案，还是报送上级机关审阅，或转供其他部门交流参阅，总结材料的撰写必须基于本部门的工作实践，应客观地自我剖析，实事求是，不虚浮夸饰。
2.回顾性
总结是工作全面完成或部分完成后进行的，有着明显的事后性特点。总结的对象是已经完成的工作内容，因此需要对前一阶段工作(即已经完成的工作)进行全面的回顾，在此基础上进行相应的分析、评价，总结经验教训，归纳工作规律，草定下一阶段的改进方案等。对已完成工作进行回顾的系统全面程度，将直接影响总结中分析评价的科学性和针对性。
3.理论性
总结并非简单的工作事实陈述或案例罗列，它要求撰写主体根据一定的目标合理选取有代表性的事实材料，在实践的基础上运用先进的理论对其进行分析、归纳，概括出规律性的认识，用以指导日后的工作实践。工作与总结的关系，即为一个由实践到理论，再由理论指导实践的往复过程，只有具备高度概括意义、理论性突出的总结，才能对工作实践起到真正的指导作用。
4.独特性
撰写总结应该结合本单位或部门的工作实际来进行，不同的单位、部门其工作任务和面临的问题不可能完全相同，同一单位或部门在不同时期内其工作任务和面临的问题也不可能完全相同，因此，高质量的总结往往都是依据事实、独具面貌的。另一方面，即使工作的内容和性质相近，撰写总结时也应该多方面挖掘亮点，探寻不足，或者应用新的理论，寻找新的角度与方法，归结出工作的独特之处;这样有个性的总结才能真正发挥其作用，那种千篇一律，拘泥因循，照搬他人或原有材料的总结，只是做官样文章，毫无价值可言。